Автоматизация управляющей компании

Российский рынок автоматизации недвижимости за пять лет вырос в 3,5 раза — с 5,8 млрд рублей до 20,5 млрд. Однако основной рост достигнут за счет систем, предназначенных для моделирования зданий и управления строительством. Сегмент, занимаемый решениями для управления недвижимостью, за 5 лет увеличился рыночную долю всего лишь на 1%, хотя потенциал решений огромен.

Автоматизация открывает для управляющих компаний новые источники для роста — снижение убытков и повышение прибыли. Кроме того, автоматизация снижает эксплуатационные риски, а также повышает инвестиционную привлекательность актива.

Что такое автоматизация управляющей компании?

Автоматизация УК — это прежде всего автоматизация управления объектом недвижимости. Все существующие решения для автоматизации можно условно разделить на 2 группы:

• решения для автоматизации здания,
• решения для автоматизации бизнес-процессов.

Классическим представителем первой группы будут системы классы BMS (Building Management System) — системы, которые контролируют состояние оборудования внутри здания. Например, такая система может автоматически регулировать освещение или температуру внутри помещений.

• Основной эффект от внедрения таких систем заключается в оптимизации электропотребления, кроме того они значительно повышают безопасность здания.
• Все подобные системы опираются на различные типы датчиков, которые часто объединяют под общим названием IoT — интернет вещей.

Ко второй группе решений для автоматизации УК относят системы для автоматизации бизнес-процессов. Самым распространенным в России примером подобных решений будут CAFM-системы, такие как «Моё здание».

• Они улучшают взаимодействие между людьми и облегчают их повседневные задачи на операционном и стратегическом уровнях управления недвижимостью.
• Такие системы ориентированы на поддержку эксплуатационных процессов — плановые обходы, ремонты, работа с обращениями и договорами, отчетностью и финансовыми потоками.

Оба типа систем хорошо работают в синергии, так как позволяют минимально сократить расходы на обслуживание, оптимизировать эксплуатационные издержки и держать под контролем все финансовые потоки. Последнее особенно актуально для ЖКХ, где нужно ежемесячно собирать плату за коммунальные услуги.

Автоматизация всегда будет эффекта в трех случаях:

• нужна четкая регламентация и контроль бизнес-процессов,
• нужно обрабатывать большие объемы информации,
• нужно контролировать большие денежные потоки.

3 типа управляющих компаний

На рынке управления недвижимостью существует 3 типа организаций. Они различаются по целями и задачам.

	Крупные арендаторы	Управляющие компании	Собственники
Цели	снижение расходов повышение рентабельности арендных площадей соблюдение регламентов	снижение расходов контроль сроков повышение качества услуг соблюдение нормативных требований	снижение расходов увеличение дохода от аренды сохранение ликвидности актива выполнение нормативов и регламентов
Задачи	управление площадями оперативный учет расходов контроль договоров аренды	оперативный учет затрат контроль оплаты услуг планирование и организация работ формирование отчетов	управление арендой площадей учет эксплуатационных расходов контроль качества строительства управление договорами

У каждой из этих организаций своя бизнес-модель, соответственно будут и свои приоритеты:

• Для арендатора важны только показатели рентабельности, то есть сумма аренды не должна быть очень высокой, а сами арендные площади должны приносить прибыль.
• Для управляющей компании важно получать оплату за оказанные услуги в полном объеме, соответственно нужно выстроить жесткую систему учета.
• Для собственно важно уменьшить бремя эксплуатационных расходов. Прибыль же будет зависеть от основной деятельности (например, производства продукции) или сдачи помещений в аренду.

При этом у каждой из этих организаций есть еще и свои бизнес-процессы, которые могут сильно различаться даже у компаний из одного рыночного сегмента. Например, управление жилыми многоквартирными домами требует строгого учета оказанных услуг в рамках заранее обозначенной тарифной сетки. Для управления бизнес-центром учет уже не так важен, поскольку отношения между собственником, арендатором и управляющей компанией строятся на договорах, в которых уже заложена стоимость услуг по обслуживанию. В данном случае куда важнее контролировать качество работ, указанных в договоре. 

Выбор решения для автоматизации УК

Наиболее комплексным решением для автоматизации работы управляющей компании является CAFM-система. Данный класс систем подходит практически любой организации в сфере недвижимости. Однако и у CFAM-систем есть свои ограничения. Они практически не позволяют автоматизировать мониторинг состояния оборудования, а также вести автоматизированный учет расхода ресурсов. Зачем же они тогда нужны?

Дело в том, что помимо решения задач учета и мониторинга, любая управляющая компания работает с людьми: с техническим персоналом, клиентами, арендаторами, надзорными органами. Допустим в здании установлена BMS. Датчики показали неисправность термостата на одном из этажей, нужно вызывать технический персонал для ремонта.. Перед нами типичный пример бизнес-процесса, именно для его автоматизации и нужны CAFM-системы. BMS автоматически фиксирует инцидент и передает информацию CAFM, которая уже управляет ремонтом.

Функциональность CAFM-системы поддерживает операционную деятельность управляющих компаний:

• управление заявками на обслуживание,
• проведение планово-предупредительных ремонтов,
• закупка и хранение материалов,
• исполнение бюджетов,
• управление договорами,
• управление рабочими местами,
• управление имуществом,
• управление клинингом,
• составление отчетности.

CAFM-системы достаточно гибкие, чтобы их можно было адаптировать под деятельности конкретной компании с учетом целей, задач и приоритетов бизнеса.

От чего зависит эффективность автоматизации УК?

Конечно, нет единых стандартов и методик внедрения, однако можно взять на вооружения опыт, полученный в проектов автоматизации недвижимости. Опыт подсказывает, что модель данных учета активов должна напрямую поддерживать бизнес-процессы организации.

• Если компания хочет управлять арендой, то у нее должны быть данные по занятым площадям, по договорам и по контрагентам.
• Если компания хочет управлять планово-предупредительными ремонтами, то у нее должны быть данные по оборудованию, технологические карты, план-график работ, список технического персонала.

Важно еще учитывать способы структурирования информации в системе. Поскольку данные отражают процессы, а в процессе участвуют люди, то информация в системе должна быть структурирована таким образом, чтобы человек эффективно выполнял свои функции.

Несколько примеров:

• Оборудование можно группировать по техническим узлам, чтобы заключать отдельные контракты на его обслуживание.
• Мобильное приложение для технического персонала должно быть максимально простым и содержать минимум информации, иначе им не будут пользоваться.

Чем больше настроек предлагает CAFM-система, тем эффективней будет внедрение. В Comindware «Моё здание» можно изменить практически любой элемент системы, поэтому данное решение очень быстро окупается.

Результаты автоматизации УК

CAFM-системы дают 3 преимущества бизнесу:

• сокращение эксплуатационных расходов,
• повышение прозрачности бизнес-процессов,
• соблюдение срокок, нормотивов и регламентов.

К этому можно добавить контроль бюджетов и финансовых потоков, упрощение делопроизводства, но это уже не так важно. Основная цель внедрения — экономическая. Внедрение CAFM сокращает расходы, в некоторых случаях эту сумма составляет больше 30% от годового бюджета, а это десятки миллионов рублей. Эффект достигается за счет повышения качества ремонта и плановых обходов. В результате оборудование реже выходит из строя, что снижает капитальные расходы на обслуживание.