Возможности
Система управления рабочими местами
Система для управления рабочими местами — это комплексное решение для организации рабочего пространства на базе идентичного виртуального двойника здания. В системе представлена карта рабочих мест, на которой отображается, за каким отделом и сотрудником они закреплены, свободны они или заняты, как часто эксплуатируются, какие мебель и техника размещены, как они обслуживаются и так далее. Данные прозрачны и актуализируются автоматически. Благодаря этому руководители оценивают фактические косвенные затраты и могут учесть это при планировании бюджетов.
Система помогает соблюдать условия труда согласно ТК, контролировать плотность размещения рабочих мест, проводить автоматическую инвентаризацию материальных ценностей и не только.
С внедрением Comindware Моё здание процессы обслуживания офисного пространства автоматизируются и ускоряются. Функционал улучшает управление ресурсами, минимизирует статьи расходов на содержание помещений и повышает уровень удовлетворенности арендаторов, что суммарно способствует повышению прибыли и развитию бизнеса.
В чем преимущества
Comindware Моё здание:
- Управление рабочими местами в 3 раза быстрее
- Виртуальная карта рабочих мест
- Цифровая инвентаризация, МОЛ, контроль безопасности и др.
Данные о рабочих местах в единой связке
Цифровой двойник офиса отражает структурированные данные о наличии рабочих мест с указанием, на каком этаже и в каком помещении находится место, свободно оно или занято, какой техникой оборудовано, кто является материально ответственным лицом и многое другое.
Мониторинг и фиксация актуальной информации позволяют управлять ресурсами, контролировать соблюдение условий труда ТК РФ, структурировать процесс распределения рабочих мест и бюджетов между департаментами в одном помещении.
Рабочее место может быть отображено на плане помещения с цветовой индикацией статуса и маркерами о наличии открытых задач на обслуживание для техников, службы поддержки или клининга.
Простое обслуживание
Удобная система подачи заявок на ремонт, уборку и обслуживание с помощью QR-кода. При наведении мобильного устройства на код система автоматически открывает доступ к данным, доступным пользователю согласно сценариям — например, форма подачи заявки для менеджера и данные, связанные с рабочим местом, для техников. Задача автоматически назначается на линейный эксплуатационный персонал. По задаче отображается вся спецификация: где конкретно находится место в здании, что именно необходимо сделать, какими инструментами, а также журнал выполненных ранее работ и предстоящие плановые задачи по этому месту.
Всю информацию по устранению дискомфорта техник или специалист клининга заносят в систему через мобильное приложение и подтверждают фото- или видеофиксацией. Данные автоматически будут направлены в отделы, выполняющие следующие шаги процесса, если это необходимо — в отдел закупок, на склад, в бухгалтерию и так далее. Как только задача выполнена, заявитель получает уведомление, чтобы подтвердить устранение неполадок и оценить качество услуг.
Документы и отчёты
Comindware Моё здание позволяет настраивать и автоматически генерировать типовые и специфические отчёты на основании аналитики любой глубины и за любой период времени.
Руководители могут мониторить затраты на эксплуатацию, соответствие показателей SLA, занятость сотрудников и многое другое или сравнить показатели по нескольким объектам. Управленческие решения о распределении бюджета между подразделениями можно принимать, основываясь на достоверной информации о спецификации рабочих мест и потребностях отделов.
Все данные представлены в прозрачном виде и являются обоснованием трудовых, материальных и финансовых затрат для собственников здания.
В системе также настроен функционал для управления электронным документооборотом, который позволяет генерировать документы автоматически по шаблонам, хранить их в цифровом виде, подписывать ЭП и обмениваться ими между подразделениями и с контрагентами.
Усиленная безопасность
Интегрировав данные о рабочих местах с системой контроля и управления доступом (СКУД) можно фиксировать, находится ли сотрудник на рабочем месте. Для сотрудников можно настроить ограниченный доступ в кабинеты или офис по временному графику, вести учет рабочего времени, видеть историю заказанных пропусков с данными сотрудников и посетителей и так далее.
Система также может мониторить перемещение обслуживающего персонала и фиксировать соответствие фактических показателей параметров заданным нормативам. Например, если специалист клининга затратил на уборку больше или меньше времени, чем установлено нормативами, система сигнализирует об этом руководителю. А также фиксировать местонахождение техники, оборудования и мебели.
Автоматическая инвентаризация
Преимущество автоматизации — ускорение выполнения рутинных задач и снижение влияния человеческого фактора. Мебель, техника, промаркированные RFID-метками, могут быть автоматически считаны мобильным устройством с расстояния нескольких метров и отображены в системе с указанием помещения, к которому они относятся, и материально ответственного лица.
Метки RFID также помогают автоматически считывать перемещение активов, а NFC и QR-коды при сканировании мобильным приложением — открывать интерфейсные формы с необходимыми данными согласно ролевому доступу.
