Возможности
Управление торговой недвижимостью
Comindware Моё здание — российская CAFM-система для автоматизации процессов управления эксплуатацией торговыми центрами и другой коммерческой недвижимости. Комплексное ИТ-решение позволяет централизованно управлять эксплуатацией торговых площадей, включая контроль за своевременным обслуживанием помещений для бесперебойной работы и комфорта посетителей, сбор актуальных данных для составления смет и оптимизации расходов, отслеживание статусов договоров с арендаторами и т.д., а благодаря комплексной аналитике — помочь в обеспечении заполнения площадей. Единая цифровая среда заменяет разрозненные решения, такие как Service Desk, ТОиР, и общение в мессенджерах и почте.
Система позволяет контролировать работу собственного эксплуатационного персонала, подрядных и субподрядных организаций. В её основе лежит цифровой двойник недвижимости, который отражает полную информацию о ней — состояние здания и помещений, инженерных систем и техники, данные об арендованных точках и арендаторах, заявках, задачах, исполнителях, материалах на складе и много другое — в прозрачном и подробном виде.
Настройка и автоматизация управления происходит с учетом специфики ТРЦ, включая особенности планировки и заполняемость помещений посетителями в рабочие часы техников, чтобы обслуживание не доставляло дискомфорта.
В чем преимущества
Comindware Моё здание:
- Прозрачные и актуальные данные для собственников и УК
- Управление заполнением площадей
- 100% комфорт и безопасность посетителей
ППР торговых зон
Comindware Моё здание автоматизирует управление ППР помещений, инженерных систем, оборудования и техники. Цифровой контроль позволяет всегда своевременно получать информацию о плановом ремонте и обеспечить бесперебойность работы магазинов, кафе и других зон. Система автоматически формируется список задач и контролирует сроки их выполнения. Линейный эксплуатационный персонал не только получает готовую картину дня, где в каждой задаче прописаны инструкции: что именно необходимо сделать, в каком помещении и какие инструменты потребуются, но и обоснование собственной занятости.
Автоматизация позволяет собирать актуальную статистику и вводить стандарты для выполнения работ, что упрощает мониторинг соответствия показателей SLA. Система не только генерирует отчеты, но также может заблаговременно сигнализировать менеджерам о критических отклонениях показателей для принятия предупреждающих мер.
Планировщик обходов для ТРЦ
Автоматизация обходов позволяет одновременно сократить ресурсозатраты и осуществлять контроль. Данные об инженерном оборудовании и помещениях в цифровом виде формируют электронные паспорта, согласно которым задачи на обход формируются автоматически по графикам, нормативам и регламентам. В задаче дополнительно указано, что конкретно нуждается в проверке без необходимости проверять всю систему или оборудование целиком.
Осуществлять мониторинг фактического выполнения обходов и перемещения по объекту позволяют мобильное приложение и предусмотренный системой функционал для сканирования RFID/NFC-меток/QR-кодов, фото- и видеофиксации.
Аренда и занятость площадей
Отметить занятые и свободные помещения и острова в системе можно непосредственно на плане самого объекта — данные по каждому пространству, арендатору, задачах и заявках автоматически «подтянутся» и отобразятся в системе. На основании данных можно настроить электронный документооборот для коммуникации с арендаторами.
Если помещение освобождается, требуется продление договора или не произведена оплата, система может запустить автоматически настроенные процессы — например, направить уведомление о просрочке ответственным лицам, назначить задачу на проверку и создание дополнительных соглашений или новых договоров по шаблонам и так далее. Все договоры можно согласовывать, подписывать ЭП и хранить внутри системы, синхронизируя с облачным хранилищем при необходимости, чтобы сотрудники всегда имели доступ к актуальным версиям документов и не обменивались ими по почте.
Обработка заявок от арендаторов
Диспетчер — связующее звено между заявителем и исполнителем. Все созданные заявки автоматически попадают в систему и отражаются в личном кабинете диспетчерской службы, позволяя избежать беспорядка и дупликации обращений. Благодаря автоматическому управлению заявками и их 100% контролю в реестре обращений, каждая заявка будет назначена на исполнителя и будет отображать фактический статус работ.
В таблице видны не только статус, но и сроки выполнения заявки, чтобы сообщить достоверную информацию заявителю. Для более удобной работы к списку можно применять сортировку и фильтр. Сортировка заявок может зависеть от срочности — об этом в системе уведомит цветовой индикатор: например, красный, если задача срочная. Об изменении статуса заявки система может оповещать ответственных лиц уведомлением в Telegram, внутри системы или письмом; а оценить качество можно при помощи специального опросника по итогу выполнения заявки.
Аналитика и отчеты
Отчеты больше не нужно собирать вручную. Благодаря тому, что данные автоматически актуализируются и существуют в единой цифровой связке, система может генерировать достоверные отчеты любой глубины за любой период — еженедельные, ежемесячные, квартальные и так далее.
Статистика может отражать завершенные и незавершенные плановые и внеплановые задачи, процент выполненных заявок, финансовые и трудовые затраты на объект в динамике, данные по обслуживанию нескольких объектов и многое другое. Анализируя достоверные данные, прогноз предстоящих затрат на эксплуатацию становится обоснованным статистикой и позволяет экономить бюджет, предупреждая внезапные траты. Такая система прозрачных отчетов удобна как управляющим ТРЦ, так и владельцам объекта, которые хотят понимать, из чего складываются бюджеты на обслуживание недвижимости.
Клининг
Чистые помещения — комфорт посетителей, однако контролировать регулярную уборку объекта площадью в тысячи или десятки тысяч кв. м. трудозатратно без цифровых решений. В Comindware Моё здание задачи на клининговый персонал формируются по тому же принципу, что и на технический: список задач формируется на основании технологических карт и заявок от арендаторов. Все маршруты составляются так, чтобы оптимизировать передвижение персонала и использование инвентаря.
Каждая новая заявка содержит информацию о том, где требуется уборка, а также сопровождается уведомлением на мобильное устройство сотрудника. В мобильном приложении с простым интерфейсом можно начать и завершить выполнение работ по кнопке, сканируя QR-код, NFC/RFID-метку, и данные о закрытии заявки автоматически учтутся и отобразятся в отчётах.
Управление складом: ТМЦ, ЗИП, материалами
Расход инвентаря, ЗИП, материалов можно контролировать в цифровом виде — достаточно автоматизировать управление складом. Поскольку автоматизация помогает фиксировать все данные в едином ИТ-продукте, оборот «расходников» отслеживается в связке с выполняемыми задачами и заявками. У ответственных за склад всегда есть подтверждение, на какие нужды и цели требуются запчасти и материалы для ремонта, что предотвращает недобросовестную растрату имущества.
Всегда актуальные данные о наличии ТМЦ на складе позволяют контролировать остатки и автоматически получать уведомление о приближении к минимальному значению, чтобы заблаговременно закупить мебель, инвентарь, материалы и т.д. по наиболее выгодной цене и у благонадежных поставщиков. Планирование расходов, основанное на достоверной информации, делает затраты прогнозируемыми и за счет этого сэкономить бюджет.
Мобильное приложение
В зависимости от пользовательских ролей приложение может работать по-разному.
Например, техникам и клинерам, постоянно перемещающимся по ТРЦ, в приложении доступны все данные по задачам, помещениям и оборудованию. Система может сигнализировать об изменениях в статусе задач — например, подсвечивать цветом срочный ремонт, связанный с аварией, и задачи, невыполненные в срок. Сотрудники начинают и завершают задачи в приложении, чтобы результат работ был зафиксирован, и уточнять детали по задаче во внутреннем чате, если потребуется.
Приложение для роли арендатора позволяет контролировать статус договора аренды, обновлять данные о компании, отслеживать сроки погашения платежей, статус заявок и т.д., а также быстро заполнять обращения на обслуживание при наведении на QR-код помещения.
