Возможности
Автоматизация управления клинингом
Автоматизация управления услугами клининга помогает контролировать фактическое выполнение работ по обслуживанию объекта, качество сервиса, задействованных на объекте исполнителей, прогнозировать трудозатраты и бюджеты на эксплуатацию недвижимости. Благодаря автоматизации выполнение задач для рядовых сотрудников упрощается за счет автоматического формирования списка работ к выполнению и исчерпывающей информации по ним, включая указание места требующего уборки на карте здания.
В Comindware Моё здание все данные о самом объекте, клинерах, заявках, помещениях, технологических картах представлены в цифровом виде, автоматически актуализируются, за счет чего клининговая компания, управляющая компания и собственник могут видеть достоверную картину о выполняемых бизнес-процессах и связанных с ними расходах. Это позволяет принимать основанные на фактических показателях управленческие решения, оптимизировать управление бюджетом и затраты на персонал.
В чем преимущества
Comindware Моё здание:
- Автоматический приём заявок от клиентов 24/7
- Контроль качества клининговых услуг
- Интуитивно-понятный интерфейс
Планирование распорядка дня
Comindware Моё здание позволяет генерировать картину дня для специалистов клининговых служб. Плановые работы автоматически назначаются на исполнителя или на роль для более быстрой уборки помещений по заявкам, а также назначаться по таймеру — например, уборка помещения каждые 4 часа, каждый день, каждую неделю и так далее.
Получивший задачу исполнитель видит в наряд-задании, где конкретно требуется уборка, какого рода проблема возникла, какой инвентарь необходим.
Внеплановые задачи формируются на основании полученных от клиентов обращений и могут распределяться либо менеджером, который видит полный список заявок в личном кабинете, либо назначаться на соответствующих исполнителей автоматически по настроенным параметрам - например, в зависимости от графика или смены.
Управление качеством клининговых услуг
Процессы стандартизированы и регламентированы. Маршруты выстраиваются на основании технологических карт, и сотрудники получают четкие инструкции вместе с каждой новой задачей. QR-коды и NFC/RFID-метки в помещениях позволяют фиксировать фактическое перемещение сотрудника на маршруте. Подтвердить выполнение работ сотрудник может с помощью видео или фото, приложенным к задаче.
Для оценки качества в системе можно настроить мониторинг конкретных показателей, таких как время выполнения работ, количество выполненных задач, средняя оценка от заявителей и другое — система сигнализирует менеджеру об отклонении от установленных нормативов, а сотрудники смогут подтвердить свою занятость зафиксированными цифрами.
Обработка обращений
Все обращения от заявителей автоматически попадают в систему и фиксируются в цифровом виде. На основании обращений формируются задачи на исполнителей, и в режиме реального времени менеджер по клинингу или сам заявитель, в зависимости от прав доступа, могут отслеживать статус выполнения задачи. Так, ни одно из обращений не теряется, и система автоматически фиксирует занятость персонала, учитывая как плановые, так и внеплановые работы.
Оставить обращения заявитель может как при помощи веб-сервиса, так и в мобильном приложении. При наведении камеры на QR-код в помещении или на оборудовании система открывает заявителю соответствующую форму заявки на устранение дискомфорта, где можно прописать, что конкретно, в каком месте необходимо сделать. Функционал можно настроить и так, чтобы сотрудники видели полный список задач, привязанный к помещению, при сканировании кода.
Учёт расходных материалов
Прогнозирование затрат на инвентарь, средства для уборки и другие “расходники” может сэкономить от 5% бюджета на обслуживание объекта. Поскольку все данные находятся в единой связке и работы являются обоснованием для получения инвентаря на складе, возможная недобросовестность и бесконтрольность в расходовании средств нивелируются.
Благодаря учету расхода материалов и инвентаря закупки можно спланировать заблаговременно, выбирая более подходящую стоимость или делая заказ у проверенного поставщика. Автоматическое уведомление в Telegram, письмо или системное сообщение проинформируют менеджера о достижении минимального остатка. Система также может автоматически направить задачу на отдел закупок и сформировать по шаблону необходимые документы.
Аналитика и отчеты
Отчеты больше не нужно собирать вручную. Отчеты любой глубины и за любой период могут быть настроены и генерироваться системой автоматически. Аналитика строится на основании достоверных данных, собранных в едином цифровом пространстве.
Благодаря аналитике можно отслеживать количество закрытых заявок и число задач в работе, качество сервиса, занятость исполнителей, расход бюджета по категориям, сравнить показатели по нескольким объектам и многое другое. Чтобы посмотреть детали, можно “провалиться” вглубь отчета - все данные представлены в наглядном виде, что прозрачно отражает обслуживание объекта и его состояние как для клининговой службы или управляющей компании, так и для собственника объекта.
При необходимости отчеты можно выгружать в виде документов в PDF, иной текстовый или табличный формат.
Мобильное приложение
Все задачи и данные, необходимые для выполнения работ, под рукой. Приложение простое и понятное, интерфейсы могут полностью настраиваться под различные роли — как управляющих, так и линейного персонала. С помощью приложения специалист клининга может начать выполнение задачи и подтвердить ее завершение, отсканировав QR-код или NFC-метку, приложить фото, видео, добавить обоснования — всё в личном кабинете на мобильном устройстве.
Все сводные данные по задачам отображаются в виде карточек или списков с цветовой индикацией и статусом, к которым можно применить удобные для пользователя сортировки и фильтры. Сводные данные по задачам или обращениям вынесены на виджеты на главном экране, куда также можно разместить информацию о срочных задачах, чтобы пользователи оперативно увидели их в личном кабинете и отреагировали.
