Возможности
FSM-система для автоматизации управления выездным обслуживанием
Особенность управления сервисным обслуживанием «в полях» заключается в том, что необходимо планировать и распределять ресурсы сотрудников, которые всегда перемещаются между объектами без посещения офиса.
FSM-система — ИТ-решение для управления выездными сотрудниками и ресурсами, необходимыми для выполнения удаленных работ. В отличие от HelpDesk/ServiceDesk система нацелена не только на обработку заявок, но и на комплексное решение бизнес-задач выездного обслуживания, включая соблюдение трудовой дисциплины, организацию полного контроля графиков и перемещений сотрудников.
Системы класса FSM (от англ. Field service management) могут заменить планёрки, удалённые согласования, ведение таблиц в Excel, бумажную волокиту и так далее — доступ к данным становится проще и удобнее. Благодаря цифровизации бизнес-процессов сервисного обслуживания производительность как диспетчеров, так и мобильных работников повышается без ущерба качеству, а руководящий состав получает достоверные прозрачные отчеты.
В чем преимущество
Comindware Моё здание:
- 100% выполнение плана по обслуживанию
- Эффективное распределение ресурсозатрат по объектам
- Понятные инструкции для разъездных сотрудников в мобильном приложении
Управление выездными службами
Систему можно настроить так, чтобы все задачи по осмотру и ремонту, например, вентиляции, грузоподъемных механизмов, вендинговых автоматов и так далее, автоматически распределялись на соответствующих подрядчиков, субподрядчиков, сотрудников. В карточке задачи полевые работники видят перед глазами все необходимые данные о месте выполнения работ, специфику объекта и технологическую карту, чтобы сразу взять нужные инструменты с собой на объект, что обеспечивает максимальную готовность и предотвращает повторные визиты.
Если появляется вероятность просрочки по задаче, система сигнализирует об этом ответственным лицам системным уведомлением, или сообщением на почту, или цветовым индикатором, чтобы стимулировать выполнение работ.
Управление потоком заявок и задач
Поддержание техники в рабочем состоянии, особенно если речь идет о вендинговых автоматах, банкоматах, напрямую связано с прибылью. При обслуживании крупных объектов или большого количества оборудования в разных локациях задачи ТОиР могут теряться. Comindware Моё здание автоматически формирует расписание плановых работ по обходам, осмотрам, заменам запчастей согласно инструкциям по их эксплуатации. В личном кабинете сотрудник видит список задач по датам.
Сценарии для управления внеплановыми работами могут быть настроены под бизнес-цели конкретной службы. Например, внеплановые работы могут автоматически назначаться на соответствующую бригаду с наивысшим приоритетом.
Контроль фактического выполнения работ дает прозрачность и помогает техникам обосновывать собственную занятость, а также может служить дополнительной мотивацией для повышения продуктивности.
Автоматизация диспетчерской
Скорость устранения дискомфорта влияет на лояльность клиентов, особенно если речь идет о коммерческих объектах, услугах провайдеров или ЖКУ. Задача диспетчерской службы — быстро передать информацию свободным техникам и контролировать актуальный статус и время выполнения работ, чтобы информировать заявителя. Систему можно настроить так, что при наличии определенных свойств заявки будет автоматически определяться ее тип, а в соответствии с ним — ответственный подрядчик и приоритет устранения неполадок.
Заявки автоматически попадают в личный кабинет диспетчера. В таблице диспетчера отображаются перечень заявок, статус их выполнения, данные о поломке, предварительные сроки окончания работ, локация объекта и другое.
По итогу выполнения работ клиент может проставить за услуги оценки, что помогает наглядно увидеть уровень удовлетворенности.
Автоматическое формирование отчетов
На основании статистических данных можно настроить генерацию отчетов с различной частотой под задачи различных сотрудников в необходимых форматах, в том числе необходимых по законодательным требованиям.
Отчетность может включать аварийные заявки на объекте, число выполненных плановых и внеплановых задач за период, вовлеченность подрядных и субподрядных служб, затраченный бюджет на эксплуатацию, сравнительный анализ обслуживаемых объектов и многое другое.
Доступна выгрузка сгенерированных отчетов в виде документов или их представление в наглядных диаграммах: графиках, схемах, таблицах.
Для удобства контроля и управления данными система позволяет настроить синхронизацию с Telegram или почтой для отправки уведомлений, а также интегрировать данные из отчётов для формирования актов, которые могут автоматически отправляться через электронный документооборот.
Мобильное рабочее место
Мобильное приложение позволяет выездным сотрудникам быть всегда на связи и быстро обмениваться с диспетчерской службой информацией по задачам. Передавать новые детали о поломках, вносить уточнения по тому, какие ЗИП и материалы необходимы, вести переписку в рабочем чате с другими ответственными сотрудниками по задаче внутри системы , чтобы участники были в едином информационном поле. В системе показаны история обслуживания объектов, спецификации, стандартизированные инструкции согласно порядку выполнения задачи и многое другое. В приложении техники могут отмечать старт и окончание выполнения работ. Запись о завершенной задаче автоматически отобразится в общем списке завершенных задач у менеджера и в техническом паспорте оборудования.
Функционал системы упрощает управление доступом к данным и контроль за перемещением сотрудников и оборудования с помощью QR-кодов, RFID и NFC-меток.
